Come gestire il tempo e fare l'essenziale, senza eroismi

La risposta onesta a «come faccio a fare tutto?» è che non si può. Ma si può fare l'essenziale e smettere di finire ogni giornata con la sensazione che sia scivolata via. Regole, metodi e libri, senza eroismi né notti in bianco.

La tua lista delle cose da fare è più lunga della giornata, e la giornata dura sempre 24 ore, per quante persone ne abbiano chiesto di più. Da qualche parte tra lavoro, studio, casa e sonno dovrebbe esserci posto per una vita vera, e chissà perché non ci sta.

Diciamolo subito: fare tutto è impossibile. Se fosse possibile, nessuno cercherebbe questo articolo. Ma si può fare l'essenziale senza rubare ore al sonno, e chiudere la giornata senza la sensazione che sia scivolata tra le dita. A questo serve la gestione del tempo.

Cos'è la gestione del tempo

La gestione del tempo, o time management, è la capacità di decidere a cosa dedicare il tuo tempo e poi tenere fede a quella decisione. Non si tratta di infilare più compiti in una giornata, ma di scegliere quali ci entrano. In altre parole, la gestione del tempo è prima di tutto gestione delle priorità.

In Quattromila settimane il giornalista britannico Oliver Burkeman fa un conto semplice: se vivi fino a 80 anni, hai a disposizione poco più di quattromila settimane. Ci saranno sempre più cose da fare che settimane per farle. Gestire bene il tempo, quindi, vuol dire scegliere, non andare più veloce.

Perché non si riesce mai a fare tutto

Stimiamo male quanto durano le cose

Gli psicologi Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross chiesero a degli studenti universitari di prevedere quando avrebbero finito la tesi. In media gli studenti dissero 34 giorni. Ce ne vollero quasi 56. Solo il 30% circa rispettò la propria stima. Perfino lo scenario «se va tutto nel modo peggiore possibile» (49 giorni) era più ottimista della realtà. Si chiama fallacia della pianificazione, e ci cascano quasi tutti.

Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile

Nel 1955 lo storico C. Northcote Parkinson scrisse per The Economist un saggio semiserio che si apriva con un'osservazione diventata famosa: il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile per completarlo. Così nacque la legge di Parkinson. Il suo esempio: un'anziana signora con tutto il tempo del mondo passa un'intera giornata a spedire una cartolina alla nipote. Un'ora per trovare la cartolina, un'altra per ritrovare gli occhiali, poi l'indirizzo, la scrittura, e venti minuti per decidere se serve l'ombrello per arrivare alla buca delle lettere.

Un compito senza scadenza si allarga esattamente allo stesso modo.

Diciamo sì a tutto

Ogni sì alla richiesta di qualcun altro è un no a qualcosa di tuo. Solo che la seconda parte non la dici ad alta voce. Se le urgenze degli altri riempiono la tua giornata, per le tue priorità non resta niente.

Come gestire il tempo: 10 consigli di time management

1. Svuota la testa su un'unica lista

David Allen, autore di Detto, fatto!, ama ripetere che la mente serve ad avere idee, non a conservarle. Tutto ciò che tieni in testa riaffiora nel momento peggiore, di solito verso le 3 di notte. Ti serve una sola lista, non dieci post-it sparsi per casa. E se tanto passi la giornata su Telegram, la tua to do list può vivere direttamente lì.

2. Scegli tre compiti principali per la giornata

Una lista di venti voci non è un piano, è un menù. La sera prima o di prima mattina, scegli da uno a tre compiti che renderebbero la giornata un successo anche se nient'altro si muovesse. Come costruire un piano così in cinque minuti, con esempi e un modello, lo trovi nella nostra guida su come organizzare la giornata.

3. Comincia dal compito che ti spaventa di più

Brian Tracy lo chiama «ingoiare il rospo», ed è anche il titolo del suo libro, Ingoia il rospo. Fai per primo il compito più difficile, finché hai energia e prima che si copra di uno strato d'ansia. Dopo, il resto della giornata sembra leggero.

4. Tieni un margine

Visto che tutti sottostimiamo la durata delle cose, dai a ogni compito più tempo di quanto sembri richiedere. Per gli studenti alle prese con la tesi, la realtà è durata 1,6 volte la previsione, quindi «quello che sembra, più la metà» è una correzione modesta ma onesta. E lascia dei buchi tra riunioni e compiti: una giornata piena da cima a fondo crolla al primo ritardo.

5. Fissa delle scadenze, anche a te

La legge di Parkinson ha un risvolto utile: un compito con una scadenza vicina ha meno spazio per allargarsi. Rendi la scadenza precisa, «giovedì alle 18», non «in settimana». E se sfori di continuo le tue stesse scadenze, puoi dare loro un prezzo. È così che funziona un impegno vincolante con te.

6. Separa l'importante dall'urgente

Le cose urgenti chiedono attenzione a gran voce, quelle importanti aspettano in silenzio. Se l'importante non entra mai in agenda, fra un mese scoprirai che tutto il tuo tempo è andato a spegnere incendi. La matrice di Eisenhower smista i compiti in un minuto circa, ed è lo strumento base della gestione del tempo e delle priorità.

7. Raggruppa le piccole cose

Telefonate, email, bollette: compiti da cinque minuti, ma ognuno ti strappa al lavoro vero. Raggruppali in un solo blocco e sbrigali in una volta, per esempio subito dopo pranzo.

8. Proteggi il tempo per ciò che conta

Il lavoro impegnativo richiede lunghi tratti senza interruzioni: tra due notifiche non si combina niente di serio. In Deep work. Concentrati al massimo, Cal Newport consiglia di bloccare in anticipo in agenda degli spazi per il lavoro concentrato, proprio come le riunioni. Spegni le notifiche durante quei blocchi e tieni il telefono lontano. Se un'ora intera ti sembra un'impresa, comincia con 25 minuti usando la tecnica del pomodoro.

9. Non rubare tempo al sonno

Non sembra un consiglio di produttività, ed è un errore. In un esperimento di Hans Van Dongen e colleghi, i partecipanti passarono due settimane con appena sei ore a letto per notte. Alla fine la loro attenzione era peggiorata quanto dopo una o due notti senza dormire affatto, e quasi non se ne accorgevano. Le ore risparmiate sul sonno si pagano dopo, con un lavoro lento e dispersivo.

10. Fai il punto una volta a settimana

Un'altra abitudine del metodo GTD è la revisione settimanale. Una volta a settimana, per esempio la domenica sera, ripassa la lista: cosa è fatto, cosa non ha più senso e cosa conta di più la settimana dopo. Ci vuole mezz'ora, e il lunedì mattina non dovrai chiederti da dove cominciare.

Gestione del tempo con i figli

Con un neonato, in congedo parentale o quando porti sulle spalle sia il lavoro sia la casa, le regole qui sopra valgono ancora, con una correzione: il piano della giornata deve essere più modesto di quanto ti sembri giusto. Uno o due compiti importanti fatti sono una buona giornata, non un motivo per rimproverarti.

• Spezza i compiti in pezzi da 15-20 minuti. Un lungo momento di calma potrebbe non arrivare mai, uno breve arriva quasi sempre.
• Abbassa l'asticella. La cena di tre portate e la casa da catalogo possono aspettare. L'essenziale fatto bene vale più di tutto fatto alla perfezione.
• Dividi il carico. Una lista condivisa nel gruppo di famiglia, tra un buongiornissimo e l'altro, ti risparmia gli eterni «c'è ancora il latte?» e la sensazione che tutto poggi su una sola persona.
• Raggruppa le faccende. Una sola lavatrice per tutto, una sola spesa grande per la settimana, una sola sessione ai fornelli per due giorni.

I metodi di time management in breve

Il metodo migliore è quello che usi ancora dopo una settimana. Comincia da uno solo, e aggiungi il successivo quando il primo è diventato un'abitudine.

Libri sulla gestione del tempo

• Detto, fatto! di David Allen. Il classico per raccogliere tutti i compiti in un unico sistema e smettere di portarseli in testa.
• Ingoia il rospo di Brian Tracy. Un libro breve su come affrontare prima la cosa più importante.
• Le 7 regole per avere successo di Stephen R. Covey. È questo libro ad aver reso famosa la griglia importante-urgente.
• Deep work. Concentrati al massimo di Cal Newport. Sul lavoro concentrato, senza distrazioni.
• Quattromila settimane di Oliver Burkeman. L'antidoto a tutti gli altri: fare tutto non si può, ed è una buona notizia.

La gestione del tempo su Telegram

In StarDo le attività si dividono da sole in Oggi, Domani e Più avanti. Ognuna ha una scadenza, una priorità e un promemoria, e le attività ricorrenti, come l'allenamento del mattino, possono tornare Ogni giorno o Nei giorni feriali. E per il rospo che rimandi per la quinta volta c'è la promessa in Telegram Stars: una volta messa, rimandare il rospo costa più che ingoiarlo. Abbiamo guardato a parte quando i soldi motivano e quando si mettono solo di traverso.

Domande frequenti

Come fare tutto senza sfinirsi?

Non togliendo tempo al sonno e al riposo: il sonno corto rallenta senza farsi notare, e le ore risparmiate vanno sprecate. Scegli da uno a tre compiti principali al giorno, fai il resto se avanza tempo e lascia dei buchi nella tabella di marcia. Se la stanchezza non passa nemmeno dopo il riposo, potrebbe già essere burnout.

Da dove cominciare con la gestione del tempo?

Da un'unica lista. Scaricaci dentro tutti i compiti, scegline tre principali per domani e dai loro una scadenza. Gli altri metodi aggiungili uno alla volta.

Perché non combino niente anche se mi impegno?

Di solito per tre motivi: hai pianificato più del tempo che hai, le urgenze degli altri superano le tue priorità e dormi meno del necessario. Sistemarne anche solo uno fa già la differenza.

Non serve fare tutto. Basta fare ogni giorno l'essenziale, e in un mese vedrai la differenza.