Como administrar o tempo e dar conta do que importa

A resposta sincera para “como dar conta de tudo” é: não dá. Mas dá para dar conta do principal e parar de terminar cada dia com a sensação de que ele passou e você nem viu. Regras, técnicas e livros, sem heroísmo e sem virar noites.

A lista de tarefas é maior que o dia, e o dia continua tendo 24 horas, por mais que todo mundo peça mais. Em algum lugar entre trabalho, faculdade, casa e sono, era para caber também a vida, e ela, sabe-se lá por quê, não cabe.

Vamos direto ao ponto: fazer tudo é impossível. Se fosse possível, ninguém estaria procurando este texto. Mas dá para dar conta do principal sem sacrificar o sono e terminar o dia sem a sensação de que ele escorreu pelos dedos. É para isso que serve a gestão do tempo.

O que é gestão do tempo, em palavras simples

Gestão do tempo é a habilidade de decidir em que gastar o seu tempo e levar até o fim o que foi decidido. Gestão do tempo e produtividade costumam aparecer juntas, como se a meta fosse espremer mais tarefas no dia. Não é: a meta é escolher quais tarefas vão entrar nele. Quem quer saber como administrar o tempo, no fundo, precisa aprender a escolher.

O jornalista britânico Oliver Burkeman, no livro Quatro mil semanas, lembra uma conta simples: quem vive até os oitenta anos tem pouco mais de quatro mil semanas de vida. Sempre vai haver mais coisas que você quer fazer do que semanas para fazê-las. Por isso, boa gestão do tempo não tem a ver com velocidade, e sim com escolha.

Por que a gente nunca dá conta de tudo

A gente chuta mal quanto tempo as coisas levam

Os psicólogos Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross pediram a estudantes que previssem quando iam terminar o TCC. Em média, os estudantes chutaram 34 dias; na prática, levaram quase 56. Só cerca de 30% cumpriram a própria previsão. Até a estimativa “se tudo der o mais errado possível” (49 dias) saiu mais otimista que a realidade. O fenômeno se chama falácia do planejamento, e quase todo mundo sofre dela.

O trabalho se estica até ocupar todo o tempo disponível

Em 1955, o historiador Cyril Northcote Parkinson escreveu para a revista The Economist um ensaio meio de brincadeira que começava com uma observação: o trabalho se expande até ocupar todo o tempo disponível para ele. Assim nasceu a Lei de Parkinson. O exemplo dele é uma senhora com todo o tempo do mundo, que consegue passar o dia inteiro mandando um cartão-postal para a sobrinha: uma hora para achar o cartão, outra para achar os óculos, meia hora para o endereço, uma hora e quinze para escrever e vinte minutos decidindo se leva ou não o guarda-chuva até a caixa de correio da rua ao lado.

Uma tarefa sem prazo se esparrama igualzinho.

A gente diz sim para tudo

Cada “sim” ao pedido de alguém é um “não” para alguma coisa sua, só que esse segundo ninguém fala em voz alta. Se as urgências dos outros enchem o seu dia, não sobra espaço para o que é importante para você.

Como dar conta de tudo: 10 dicas de gestão do tempo

1. Tire tudo da cabeça e passe para uma lista só

David Allen, autor de A arte de fazer acontecer e criador do método GTD, gosta de repetir que a cabeça serve para ter ideias, e não para guardá-las. O que fica na memória aparece na pior hora possível, geralmente às três da manhã. Você precisa de uma lista só, e não de dez post-its espalhados pela casa. Se o Telegram já fica aberto o dia todo, a lista de tarefas pode morar ali mesmo.

2. Escolha três tarefas principais para o dia

Uma lista de vinte itens não é plano, é cardápio. Na noite anterior ou logo cedo, escolha nela até três tarefas que, uma vez feitas, já fazem o dia valer a pena, mesmo que o resto não saia do lugar. Esse plano se monta em cinco minutos, e a gente mostra como planejar o dia com exemplos e um modelo pronto.

3. Comece pela tarefa mais chata

Brian Tracy chama esse truque de engolir o sapo, e daí vem o título do livro dele: Engula aquele sapo! A tarefa mais pesada vem primeiro, enquanto ainda há energia e antes que ela junte uma camada de ansiedade. Engolir sapo costuma ter fama ruim, mas este faz bem: depois dele, o resto do dia parece leve.

4. Reserve uma margem

Como todo mundo subestima os prazos, dê a cada tarefa mais tempo do que parece necessário. No caso dos estudantes do TCC, a realidade foi 1,6 vez mais longa que a previsão, então “o tempo que parece, mais a metade” é uma correção modesta, mas honesta. E deixe janelas vazias entre reuniões e tarefas: um dia marcado de ponta a ponta desmorona no primeiro atraso.

5. Crie prazos, mesmo quando ninguém cobra

A Lei de Parkinson também tem um lado útil: uma tarefa com prazo próximo tem menos espaço para se esparramar. O prazo precisa ser concreto, “até quinta, 18h”, e não “essa semana”. E se os seus prazos estouram toda vez, dá para pôr um preço neles, e aí ter disciplina fica bem mais fácil.

6. Separe o importante do urgente

O urgente faz barulho, o importante espera calado. Se dia após dia o importante não entra na agenda, daqui a um mês você descobre que todo o seu tempo foi gasto apagando incêndios. Para separar uma coisa da outra, a matriz de Eisenhower resolve em um minuto.

7. Agrupe as miudezas

Ligações, e-mails, boletos para pagar: tarefas de cinco minutos, mas cada uma arranca você do que estava fazendo. Junte tudo num bloco e resolva de uma vez, por exemplo logo depois do almoço.

8. Proteja o tempo do que importa

Trabalho difícil pede trechos longos sem interrupção: entre duas notificações não sai nada sério. Cal Newport, no livro Trabalho focado, chama isso de trabalho profundo e sugere marcar esses blocos na agenda com antecedência, como se fossem reuniões. Nesse horário, desligue as notificações e deixe o celular na outra ponta da casa. Se uma hora seguida parece façanha, comece com 25 minutos pela técnica Pomodoro.

9. Não tire horas do sono

Não parece dica de produtividade, e é justamente aí que mora o engano. Num experimento de Hans Van Dongen e colegas, os participantes passaram duas semanas com só seis horas por noite na cama. No fim, a atenção deles tinha piorado tanto quanto depois de uma ou duas noites sem dormir, e eles mal notavam a diferença. As horas economizadas no sono depois vão embora em trabalho lento e disperso.

10. Uma vez por semana, olhe tudo de cima

Outro hábito do GTD é a revisão semanal. Uma vez por semana, no domingo à noite, por exemplo, passe pela lista: o que foi feito, o que perdeu o sentido e o que é prioridade na semana que vem. É meia hora, e na segunda de manhã você não precisa ficar pensando por onde começar.

Como dar conta de tudo com trabalho e filhos

Com filho pequeno, de licença-maternidade ou paternidade, ou quando o trabalho e a casa estão nas suas costas, as regras acima continuam valendo, mas com um ajuste: o plano do dia precisa ser mais modesto do que parece. Fazer uma ou duas tarefas principais já é um bom dia, e não motivo para se culpar.

• Corte as tarefas em pedaços de 15 a 20 minutos. Um trecho longo de silêncio pode nunca chegar, mas um curto quase sempre aparece.
• Baixe a régua. Jantar de três pratos e casa de revista podem esperar. O principal bem feito vale mais do que tudo feito com perfeição.
• Divida as tarefas com quem está por perto. Uma lista compartilhada no grupo da família, entre um “bom dia” com florzinha e outro, acaba com o eterno “tem pão em casa?” e com a sensação de que tudo depende de uma pessoa só.
• Faça o serviço de casa em lote. Uma lavagem só para toda a roupa, uma ida ao mercado para a semana, uma leva de marmitas para dois dias.

Técnicas de gestão do tempo, em resumo

A melhor técnica é aquela que você ainda usa depois de uma semana. Comece por uma e acrescente a próxima quando a primeira virar hábito.

Livros sobre gestão do tempo

• A arte de fazer acontecer, de David Allen. O clássico sobre como juntar todas as tarefas num sistema e parar de carregá-las na cabeça.
• Engula aquele sapo!, de Brian Tracy. Um livro curto sobre como atacar primeiro o que mais importa.
• Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen Covey. Foi ele quem desenhou os quatro quadrantes de “importante” e “urgente” que hoje todo mundo chama de matriz de Eisenhower.
• Trabalho focado, de Cal Newport. Sobre trabalho profundo, sem distrações.
• Quatro mil semanas: gestão de tempo para mortais, de Oliver Burkeman. O antídoto contra todos os outros: dar conta de tudo é impossível, e isso é uma boa notícia.

Gestão do tempo no Telegram

No StarDo, as tarefas já chegam divididas em “Hoje”, “Amanhã” e “Mais tarde”, e cada uma tem prazo, prioridade e lembrete. Para o que se repete, como o alongamento antes do expediente, basta escolher uma vez “Em dias úteis” ou “Todo dia”. E para aquele sapo que você já está quase adiando pela quinta vez, dá para prometer algumas Telegram Stars: com a promessa feita, adiar sai mais caro do que engolir. Quando o dinheiro motiva e quando só atrapalha é assunto para um texto inteiro, e ele já existe.

Perguntas frequentes

Como dar conta de tudo sem se esgotar?

Não à custa do sono e do descanso: dormir pouco desacelera o trabalho sem que você perceba, e as horas “ganhas” vão pelo ralo. Escolha no máximo três tarefas principais por dia, faça o resto se der e deixe janelas vazias na agenda. Se o cansaço não passa nem depois de descansar, talvez já seja burnout.

Por onde começar a gestão do tempo?

Por uma lista só. Despeje nela todas as tarefas, escolha três principais para amanhã e dê um prazo a cada uma. As outras técnicas, acrescente uma de cada vez.

Por que não dou conta de nada, mesmo me esforçando?

Quase sempre por três motivos: há mais planos do que tempo, mais urgências dos outros do que prioridades suas e menos sono do que você precisa. Tente consertar uma dessas coisas nesta semana.

Ninguém precisa dar conta de tudo. Basta dar conta do principal todo dia, e em um mês a diferença aparece.