Administración del tiempo: cómo organizarte y llegar a lo importante

La respuesta sincera a «¿cómo llego a todo?» es que no se puede. Lo que sí se puede es llegar a lo importante y dejar de terminar cada día con la sensación de que se te fue sin enterarte. Reglas, técnicas y libros, sin heroísmos ni noches en vela.

La lista de tareas es más larga que el día, y el día sigue teniendo 24 horas, por mucho que todo el mundo lleve años pidiendo más. En algún lugar entre el trabajo, los estudios, la casa y el sueño tendría que caber también la vida, y por alguna razón no cabe.

Vamos al grano: llegar a todo es imposible. Si se pudiera, nadie estaría buscando este artículo. Lo que sí se puede es llegar a lo importante sin robarle horas al sueño y terminar el día sin sentir que se te escurrió entre los dedos. Para eso sirve la gestión del tiempo.

Qué es la gestión del tiempo, en pocas palabras

La gestión del tiempo (en México se dice más a menudo «administración del tiempo») es la habilidad de decidir a qué dedicas tu tiempo y llevar hasta el final lo que decides. Gestión del tiempo y productividad suelen aparecer juntas, como si la meta fuera meter más tareas en cada día. No lo es: la meta es elegir qué tareas entran en el día y cuáles se quedan fuera.

El periodista británico Oliver Burkeman recuerda en Cuatro mil semanas una cuenta muy simple: si vives hasta los ochenta años, tendrás poco más de cuatro mil semanas de vida. Las cosas que quieres hacer siempre serán más que las semanas para hacerlas. Por eso una buena organización del tiempo no consiste en ir más rápido, sino en saber elegir.

Por qué nunca llegamos a todo

Calculamos mal cuánto nos lleva cada cosa

Los psicólogos Roger Buehler, Dale Griffin y Michael Ross pidieron a estudiantes universitarios que calcularan cuándo terminarían su tesis. En promedio dijeron 34 días; en realidad tardaron casi 56. Solo alrededor del 30% acabó dentro de su propio pronóstico. Incluso la estimación «si todo sale lo peor posible» (49 días) resultó más optimista que la realidad. Esto se llama falacia de la planificación, y le pasa a casi todo el mundo.

El trabajo se estira hasta llenar el tiempo que le das

En 1955, el historiador Cyril Northcote Parkinson escribió para The Economist un ensayo medio en broma que empezaba con una observación: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para terminarlo. Así nació la ley de Parkinson. Su ejemplo es una señora mayor con todo el tiempo del mundo, capaz de pasarse el día entero mandándole una postal a su sobrina: una hora para encontrar la postal, otra para encontrar las gafas, media hora para dar con la dirección, una hora y cuarto para escribir el texto y veinte minutos para decidir si le hace falta paraguas para ir hasta el buzón de la calle de al lado.

Una tarea sin plazo se desparrama exactamente igual.

Decimos que sí a todo

Cada «sí» a lo que te pide otra persona es un «no» a algo tuyo, solo que ese segundo no se pronuncia en voz alta. Si las urgencias ajenas llenan tu día, no queda espacio para lo que a ti te importa.

Cómo llegar a todo: 10 reglas de gestión del tiempo

1. Saca todo de tu cabeza y pásalo a una sola lista

David Allen, autor de Organízate con eficacia y creador del método GTD, suele repetir que la cabeza está para tener ideas, no para guardarlas. Lo que llevas en la memoria reaparece en el peor momento posible, normalmente a las tres de la madrugada. Hace falta una sola lista, no diez papelitos pegados por toda la casa. Y si Telegram ya está abierto todo el día, la lista de tareas puede vivir ahí mismo.

2. Elige tres tareas principales para el día

Una lista de veinte puntos no es un plan, es un menú. La noche anterior o a primera hora, escoge de ella hasta tres tareas que, una vez hechas, ya salvan el día aunque lo demás no se mueva. Ese plan se prepara en cinco minutos, y aquí tienes cómo organizar tu día con ejemplos y una plantilla.

3. Empieza por lo más desagradable

Brian Tracy llama a este truco «tragarse el sapo», y así se titula también su libro: ¡Tráguese ese sapo!. La tarea más pesada va primero, mientras hay energía y antes de que se le pegue una capa de ansiedad. Tragarse un sapo nunca ha tenido buena fama, pero este sienta bien: después, el resto del día parece ligero.

4. Deja margen

Como todo el mundo subestima los plazos, dale a cada tarea más tiempo del que parece necesitar. En el caso de la tesis, la realidad fue 1,6 veces más larga que el pronóstico, así que «lo que parece, más la mitad» es una corrección modesta, pero honesta. Y deja espacios libres entre reuniones y tareas: un día programado de punta a punta se viene abajo con el primer retraso.

5. Ponte plazos, aunque nadie te los pida

La ley de Parkinson también tiene su lado útil: una tarea con un plazo cercano tiene menos espacio para desparramarse. El plazo, mejor concreto: «para el jueves a las seis de la tarde», y no «esta semana». Y si tus propios plazos se te escapan una y otra vez, puedes ponerles precio. Así funciona un dispositivo de compromiso, un trato contigo que cuesta romper.

6. Separa lo importante de lo urgente

Lo urgente hace ruido; lo importante espera callado. Si día tras día lo importante no entra en la agenda, dentro de un mes descubrirás que todo tu tiempo se fue en apagar incendios. Para poner cada cosa en su lugar, la matriz de Eisenhower te lleva un minuto.

7. Junta las tareas pequeñas

Llamadas, correos, pagar recibos: tareas de cinco minutos, pero cada una te arranca de lo que estabas haciendo. Júntalas en un solo bloque y resuélvelas de una vez, por ejemplo después de comer.

8. Protege el tiempo para lo que importa

El trabajo difícil pide ratos largos sin interrupciones: entre dos notificaciones no sale nada serio. Cal Newport lo llama trabajo profundo en su libro Céntrate y aconseja reservar esos bloques en el calendario con antelación, como si fueran reuniones. Durante ese rato, apaga las notificaciones y deja el teléfono en otra habitación. Si una hora seguida te parece una hazaña, empieza con 25 minutos de la técnica Pomodoro.

9. No le robes horas al sueño

No parece un consejo de productividad, y justo ahí está el error. En un experimento de Hans Van Dongen y sus colegas, los participantes pasaron dos semanas con solo seis horas en la cama cada noche. Al final, su atención había empeorado tanto como después de una o dos noches sin dormir, y apenas notaban el bajón. Las horas que le quitas al sueño se van luego en trabajo lento y disperso.

10. Una vez por semana, míralo todo desde arriba

Otro hábito del GTD es la revisión semanal. Una vez por semana, por ejemplo el domingo por la noche, repasa la lista: qué está hecho, qué ya no tiene sentido y qué es lo principal para la semana que viene. Es media hora, y el lunes por la mañana no tendrás que pensar por dónde empezar.

¿Cómo organizar mi tiempo si trabajo y tengo hijos?

Con un bebé en casa, de permiso de maternidad o paternidad, o cuando el trabajo y la casa recaen sobre ti, las reglas de arriba siguen sirviendo, pero con un ajuste: el plan del día tiene que ser más modesto de lo que parece razonable. Una o dos tareas principales hechas ya son un buen día, y no un motivo para reprocharte nada.

• Corta las tareas en trozos de 15-20 minutos. Puede que un rato largo de silencio no llegue nunca, pero uno corto aparece casi siempre.
• Baja el nivel de exigencia. La cena de tres platos y la casa de revista pueden esperar. Lo importante bien hecho vale más que todo hecho a la perfección.
• Reparte las tareas con quien tengas cerca. Una lista compartida en el grupo de la familia, entre unos buenos días con flores y otros, acaba con el eterno «¿hay pan en casa?» y con la sensación de que todo depende de una sola persona.
• Haz las tareas de casa de una sola vez. Lavar toda la ropa junta, una sola compra para la semana, cocinar de una vez para dos días.

Técnicas de gestión del tiempo, en resumen

La mejor técnica es la que sigues usando una semana después. Empieza por una y suma la siguiente cuando la primera se haya convertido en hábito.

Libros sobre gestión del tiempo

• Organízate con eficacia, de David Allen. El clásico sobre cómo reunir todas las tareas en un sistema y dejar de cargarlas en la cabeza.
• ¡Tráguese ese sapo!, de Brian Tracy. Un libro corto sobre cómo atacar primero lo más importante.
• Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey. Su hábito «Primero lo primero» hizo famosa la tabla de lo importante y lo urgente.
• Céntrate, de Cal Newport. Sobre el trabajo profundo, sin distracciones.
• Cuatro mil semanas: gestión del tiempo para mortales, de Oliver Burkeman. El antídoto contra todos los anteriores: llegar a todo es imposible, y es una buena noticia.

Gestión del tiempo en Telegram

En StarDo las tareas se reparten solas en «Hoy», «Mañana» y «Más adelante», y cada una lleva su plazo, su prioridad y su recordatorio. Lo que se repite, como estirar antes de empezar la jornada, se marca una sola vez como «De lunes a viernes» o «Cada día». Y para ese sapo que estás a punto de posponer por quinta vez existe la promesa en Telegram Stars: con ella, aplazarlo sale más caro que tragártelo. Cuándo motiva el dinero y cuándo solo estorba lo contamos por separado.

Preguntas frecuentes

¿Cómo llegar a todo sin agotarte?

No a costa del sueño y del descanso: dormir poco frena el trabajo sin que te des cuenta, y las horas que «ahorras» se esfuman. Elige como mucho tres tareas principales al día, haz el resto si da tiempo y deja espacios libres en la agenda. Si el cansancio no se va ni después de descansar, puede que ya sea burnout.

¿Por dónde empiezo con la gestión del tiempo?

Por una sola lista. Vuelca en ella todas tus tareas, elige tres principales para mañana y ponle un plazo a cada una. Las demás técnicas, ve sumándolas de una en una.

¿Por qué no me alcanza el tiempo, si me esfuerzo?

Casi siempre por tres motivos: hay más planes que horas, más urgencias ajenas que prioridades propias y menos sueño del que necesitas. Con arreglar uno de los tres ya se nota la diferencia.

No hace falta llegar a todo. Basta con llegar cada día a lo importante, y en un mes lo notarás.