Matrice di Eisenhower: come distinguere urgente e importante

Quattro caselle per capire da cosa cominciare e cosa puoi cancellare senza sensi di colpa. Più un po' di storia: a rigore, non l'ha inventata Eisenhower.

Quando in lista ci sono venti cose e sembrano tutte emergenze, di solito finisce per essere fatta quella che insiste di più. Un collega scrive «puoi dare un'occhiata veloce?», ed eccoti lì a dare un'occhiata, mentre il report da cui dipende tutto il trimestre aspetta paziente il venerdì sera.

La matrice di Eisenhower è forse la tecnica di gestione del tempo più semplice che esista: aiuta a dare priorità ai compiti separando ciò che è urgente da ciò che è importante. Non sono la stessa cosa, e il punto è proprio questo.

Cos'è la matrice di Eisenhower

È una tabella di quattro caselle, che si trova anche come matrice Eisenhower o matrice urgente-importante. Per ogni compito ci sono due domande: è importante? È urgente?

• I compiti importanti ti avvicinano a ciò di cui hai davvero bisogno: lo studio, la salute, un lavoro da cui dipende qualcosa di reale, le persone care.
• I compiti urgenti chiedono attenzione subito: una scadenza si avvicina, oppure qualcuno aspetta una risposta.

Due domande danno quattro combinazioni, e ognuna ha la sua ricetta.

I quattro quadranti: fare, pianificare, delegare, eliminare

Tutta la matrice sta in una piccola tabella:

Importante e urgente: da fare subito

Sono gli incendi. Vanno spenti, ma se vivi solo in questo quadrante la vita diventa un'emergenza continua. Anche perché molti incendi sono nati come compiti tranquilli del secondo quadrante: hanno solo aspettato troppo il loro turno.

Importante, non urgente: da pianificare

Qui vive tutto ciò che vale la pena pianificare: salute, apprendimento, relazioni, grandi obiettivi. Questi compiti non hanno scadenze, quindi perdono contro qualunque cosa porti l'etichetta «urgente». Stephen Covey, che ha disegnato la matrice nella forma che conosciamo, considerava questo il quadrante più importante di tutti. Il modo migliore per proteggere questi compiti è dare loro una scadenza propria e un posto nel piano della giornata.

Urgente, non importante: da delegare

Telefonate, piccoli favori, «puoi dare un'occhiata veloce?». Sono urgenti per qualcun altro, ma non ti avvicinano ai tuoi obiettivi. Delega ciò che puoi. Il resto sbrigalo a blocchi a un orario fisso, non uno alla volta appena qualcuno chiama.

Né importante né urgente: da eliminare

Lo scroll infinito, il terzo episodio di fila, riordinare le cartelle sul desktop. Il riposo qui non c'entra: il riposo è importante. Questa casella è per ciò che ti lascia senza niente di fatto e senza più energia di prima.

Chi ha inventato la matrice di Eisenhower

A rigore, non Eisenhower. Nel 1954 il presidente parlò davanti al Consiglio ecumenico delle Chiese a Evanston, nell'Illinois, e citò un ex presidente di università di cui non fece il nome: «Ho due tipi di problemi, gli urgenti e gli importanti. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti». Chi fosse, nessuno lo sa con certezza. La frase viene spesso attribuita a J. Roscoe Miller, presidente della Northwestern University, dove si teneva l'assemblea, ma all'epoca Miller era ancora in carica, non un ex presidente. Lo stesso Eisenhower, tra l'altro, aveva guidato la Columbia University fino al 1953.

I quattro quadranti li disegnò più tardi Stephen Covey, nel libro del 1989 Le 7 regole per avere successo. Sarebbe quindi più giusto parlare di matrice di Covey intitolata a Eisenhower, ma il nome ormai è rimasto.

Matrice di Eisenhower: un esempio con una lista vera

Diciamo che è domenica sera e in testa gira questa lista:

• studiare per l'esame di martedì;
• rispondere nel gruppo della gita su chi porta cosa;
• cominciare a correre;
• finire la serie che stai guardando;
• prenotare il dentista, visto che il dente comincia a mandare segnali;
• rifare la presentazione che ti chiedono «per domani».

Ecco come si divide nei quadranti:

• Importante e urgente: l'esame di martedì e la presentazione per domani. È il tuo piano per lunedì.
• Importante, non urgente: la corsa e il dentista. Serve una scadenza tutta loro, altrimenti aspetteranno per sempre. Anche se, a giudicare dai segnali del dente, il dentista sta già passando nel primo quadrante.
• Urgente, non importante: il gruppo della gita. Due minuti per rispondere, tra una cosa e l'altra.
• Né importante né urgente: la serie. Ma non cancellarla per sempre: tienila come premio per dopo l'esame.

Gli errori più comuni

• Tutto è importante e urgente. Se nel primo quadrante ci sono venti compiti, non è la tua vita a essersi rotta, è il tuo metro di giudizio. Aiuta una domanda onesta: cosa succede se questa cosa non viene fatta?
• Scambiare il rumoroso per importante. Più il promemoria insiste, più viene la tentazione di trattarlo come una priorità.
• Dimenticare il secondo quadrante. Non urla mai, quindi i suoi compiti possono restare per anni nel «prima o poi».
• Rifare la matrice una volta ogni sei mesi. Rivedila ogni volta che la lista cambia. Anche ogni mattina va bene: ci vuole un minuto.

Modello di matrice di Eisenhower: come usarla ogni giorno

Non serve scaricare una matrice di Eisenhower da stampare o in Excel: quattro caselle si disegnano in un minuto su qualsiasi foglietto. Puoi perfino fare a meno della carta, perché in quasi tutte le app di attività l'importanza è la priorità e l'urgenza è la scadenza.

In StarDo ogni attività ha entrambe: una priorità da Bassa a Critica, indicata da un pallino colorato, e una scadenza. La lista divide da sola le attività in Oggi, Domani e Più avanti, così l'urgente sale sempre in cima e l'importante si riconosce dal colore. E per il secondo quadrante, quello che aspetta sempre, c'è la promessa: quando «cominciare a correre» ha una scadenza e un prezzo, smette di essere un «prima o poi». Se preferisci tenere tutto nel messenger, Telegram ha qualche strumento integrato, messo a confronto nella nostra guida alla to do list su Telegram.

Domande frequenti

La matrice di Eisenhower funziona per lo studio?

Sì, soprattutto in sessione d'esami: gli esami e le scadenze delle consegne vanno nel primo quadrante, lo studio regolare nel secondo. Più compiti del secondo quadrante fai in tempo, meno incendi ci saranno nel primo.

Che differenza c'è con una normale to do list?

La lista risponde a «cosa c'è da fare?», la matrice a «in che ordine, e vale la pena farlo?». Funzionano meglio insieme.

Prova a smistare la tua lista adesso. Con buona probabilità nel primo quadrante ci saranno meno compiti di quanto pensassi, e nel secondo le cose che rimandi da una vita.