Comment mieux gérer son temps, sans héroïsme ni nuits blanches

La réponse honnête à « comment tout faire ? », c'est qu'on ne peut pas. Mais on peut faire l'essentiel et arrêter de finir chaque journée avec l'impression qu'elle a filé. Des règles, des méthodes et des livres, sans héroïsme ni nuits blanches.

Ta to-do list est plus longue que la journée, et la journée compte toujours 24 heures, peu importe combien de gens en ont réclamé davantage. Quelque part entre le travail, les études, la maison et le sommeil, il est censé rester de la place pour une vraie vie, et bizarrement, ça ne rentre pas.

Soyons honnêtes d'emblée : tout faire, c'est impossible. Si ça l'était, personne ne chercherait cet article. Mais on peut faire l'essentiel sans rogner sur le sommeil, et finir la journée sans avoir l'impression qu'elle a glissé entre les doigts. C'est à ça que sert la gestion du temps.

La gestion du temps, c'est quoi ?

La gestion du temps, c'est l'art de décider à quoi tu consacres ton temps, puis de t'y tenir. Il ne s'agit pas de caser plus de tâches dans une journée, mais de choisir lesquelles y entrent. Autrement dit, la gestion du temps est d'abord une gestion des priorités.

Dans 4000 semaines, le journaliste britannique Oliver Burkeman fait un calcul tout simple : si tu vis jusqu'à 80 ans, tu disposes d'un peu plus de quatre mille semaines. Il y aura toujours plus de choses à faire que de semaines pour les faire. Bien gérer son temps, c'est donc choisir, pas aller plus vite.

Pourquoi on n'arrive jamais à tout faire

On estime mal le temps que prennent les choses

Les psychologues Roger Buehler, Dale Griffin et Michael Ross ont demandé à des étudiants de prédire quand ils finiraient leur mémoire de fin d'études. En moyenne, les étudiants annonçaient 34 jours. Il leur en a fallu près de 56. Seuls 30 % environ ont tenu leur propre estimation. Même leur scénario « si tout se passe aussi mal que possible » (49 jours) était plus optimiste que la réalité. On appelle ça l'erreur de planification, et presque tout le monde y est sujet.

Le travail s'étale sur tout le temps disponible

En 1955, l'historien C. Northcote Parkinson a publié dans The Economist un essai à moitié sérieux qui s'ouvrait sur une observation devenue célèbre : le travail s'étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Ainsi est née la loi de Parkinson. Son exemple : une vieille dame qui a tout son temps passe une journée entière à envoyer une carte postale à sa nièce. Une heure pour trouver la carte, une autre pour retrouver ses lunettes, puis l'adresse, la rédaction, et vingt minutes pour décider s'il faut un parapluie pour aller jusqu'à la boîte aux lettres.

Une tâche sans échéance s'étale exactement de la même façon.

On dit oui à tout

Chaque oui à la demande de quelqu'un d'autre est un non à quelque chose qui t'appartient. Simplement, cette deuxième partie, tu ne la dis pas à voix haute. Si les urgences des autres remplissent ta journée, il ne reste plus rien pour tes propres priorités.

Comment mieux gérer son temps : 10 conseils

1. Vide ta tête sur une seule liste

David Allen, l'auteur de S'organiser pour réussir, aime dire que l'esprit sert à avoir des idées, pas à les stocker. Tout ce que tu gardes en tête ressurgit au pire moment, en général vers 3 h du matin. Il te faut une seule liste, pas dix post-it éparpillés dans l'appartement. Si tu passes de toute façon la journée sur Telegram, ta to-do list peut vivre directement là-bas.

2. Choisis trois tâches principales pour la journée

Une liste de vingt lignes n'est pas un plan, c'est un menu. La veille au soir ou tôt le matin, choisis une à trois tâches qui feraient de la journée une réussite, même si rien d'autre ne bouge. Comment bâtir ce genre de plan en cinq minutes, avec des exemples et un modèle : c'est dans notre guide pour organiser sa journée.

3. Commence par la tâche qui te fait le plus peur

Brian Tracy appelle ça « avaler le crapaud », et c'est aussi le titre de son livre, Avalez le crapaud ! Fais la tâche la plus difficile en premier, tant que tu as de l'énergie et avant qu'elle se couvre d'une couche d'angoisse. Après ça, le reste de la journée paraît léger.

4. Prévois une marge

Comme tout le monde sous-estime la durée des choses, donne à chaque tâche plus de temps qu'elle ne semble en demander. Chez les auteurs de mémoires, la réalité a pris 1,6 fois plus longtemps que la prévision : « ce que ça semble prendre, plus la moitié » est donc une correction modeste mais honnête. Et laisse des trous entre les réunions et les tâches : une journée remplie bout à bout s'effondre au premier retard.

5. Fixe des échéances, même à toi-même

La loi de Parkinson a un revers utile : une tâche avec une échéance proche a moins de place pour s'étaler. Rends l'échéance précise, « jeudi, 18 h », pas « dans la semaine ». Et si tu dépasses sans cesse tes propres échéances, tu peux leur donner un prix. C'est le principe d'un engagement envers soi-même.

6. Sépare l'important de l'urgent

L'urgent réclame de l'attention à grands cris, l'important attend en silence. Si l'important n'entre jamais dans ton agenda, tu découvriras un mois plus tard que tout ton temps est parti à éteindre des incendies. La matrice d'Eisenhower trie tes tâches en une minute environ, et c'est l'outil de base de la gestion du temps et des priorités.

7. Regroupe les petites choses

Les appels, les mails, les factures : des tâches de cinq minutes, mais chacune t'arrache à ton vrai travail. Regroupe-les en un seul bloc et expédie-les d'une traite, par exemple juste après le déjeuner.

8. Protège du temps pour l'essentiel

Le travail exigeant demande de longues plages sans interruption : on ne fait rien de sérieux entre deux notifications. Dans Deep Work, Cal Newport conseille de bloquer à l'avance dans l'agenda des créneaux de travail concentré, comme des réunions. Coupe les notifications pendant ces créneaux et mets ton téléphone hors de portée. Si une heure entière paraît héroïque, commence par 25 minutes avec la méthode Pomodoro.

9. Ne vole pas de temps au sommeil

Ça ne ressemble pas à un conseil de productivité, et c'est une erreur. Dans une expérience de Hans Van Dongen et ses collègues, des participants ont passé deux semaines avec seulement six heures par nuit au lit. À la fin, leur attention était aussi dégradée qu'après une ou deux nuits sans dormir du tout, et ils s'en rendaient à peine compte. Les heures gagnées sur le sommeil se perdent ensuite en travail lent et dispersé.

10. Fais le point une fois par semaine

Autre habitude venue de la méthode GTD : la revue hebdomadaire. Une fois par semaine, par exemple le dimanche soir, passe ta liste en revue : ce qui est fait, ce qui n'a plus lieu d'être, et ce qui compte le plus la semaine suivante. Ça prend une demi-heure, et le lundi matin, tu n'as pas à te demander par où commencer.

Gestion du temps quand on a des enfants

Avec un bébé, en congé parental, ou quand tu portes à la fois un travail et un foyer, les règles ci-dessus restent valables, avec un ajustement : ton plan de la journée doit être plus modeste que ce qui te semble normal. Une ou deux tâches importantes faites, c'est une bonne journée, pas une raison de t'en vouloir.

• Découpe les tâches en morceaux de 15 à 20 minutes. Une longue plage de calme n'arrivera peut-être jamais, une courte arrive presque toujours.
• Baisse la barre. Le dîner en trois plats et la maison digne d'un catalogue peuvent attendre. L'essentiel bien fait vaut mieux que tout fait à la perfection.
• Partage la charge. Une liste commune dans la conversation familiale t'épargne les éternels « il reste du lait ? » et le sentiment que tout repose sur une seule personne.
• Regroupe les tâches ménagères. Une seule machine pour tout le linge, une seule grosse course pour la semaine, une seule session de cuisine pour deux jours.

Les méthodes de gestion du temps en un coup d'œil

La meilleure méthode est celle que tu utilises encore une semaine plus tard. Commence par une seule, et ajoute la suivante quand la première est devenue une habitude.

Livres sur la gestion du temps

• S'organiser pour réussir de David Allen. Le classique pour rassembler toutes ses tâches dans un seul système et arrêter de les porter dans sa tête.
• Avalez le crapaud ! de Brian Tracy. Un livre court sur l'art de s'attaquer d'abord à l'essentiel.
• Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent de Stephen R. Covey. C'est lui qui a rendu célèbre la grille important-urgent.
• Deep Work de Cal Newport. Sur le travail concentré, sans distractions.
• 4000 semaines d'Oliver Burkeman. L'antidote à tous les autres : on ne peut pas tout faire, et c'est une bonne nouvelle.

La gestion du temps dans Telegram

Dans StarDo, les tâches se rangent toutes seules dans Aujourd'hui, Demain et Plus tard. Chacune reçoit une échéance, une priorité et un rappel, et les tâches récurrentes, comme une séance de sport le matin, peuvent revenir tous les jours ou seulement en semaine. Et pour le crapaud qui en est à son cinquième report, il y a la promesse en Telegram Stars : une fois qu'elle est posée, repousser le crapaud coûte plus cher que de l'avaler. On a regardé à part quand l'argent motive et quand il ne fait que gêner.

Questions fréquentes

Comment tout faire sans s'épuiser ?

Pas en rognant sur le sommeil et le repos : le manque de sommeil ralentit sans bruit, et les heures gagnées partent en fumée. Choisis une à trois tâches principales par jour, fais le reste s'il reste du temps, et laisse des trous dans ton emploi du temps. Si l'épuisement ne passe pas même après du repos, il s'agit peut-être déjà d'un burn-out.

Par où commencer pour mieux organiser son temps ?

Par une seule liste. Vide-y toutes tes tâches, choisis-en trois principales pour demain et donne-leur une échéance. Ajoute les autres méthodes une par une.

Pourquoi je n'avance pas alors que je fais des efforts ?

En général pour trois raisons : tu as prévu plus que le temps disponible, les urgences des autres dépassent tes propres priorités, et tu dors moins qu'il ne faut. Régler une seule des trois change déjà la donne.

Pas besoin de tout faire. Il suffit de faire l'essentiel chaque jour, et au bout d'un mois, tu verras la différence.