Come organizzare la giornata e rispettare davvero il piano

Il piano della giornata spesso somiglia a una letterina a Babbo Natale: venti voci, tre depennate la sera, e sono «fare colazione» e «controllare le email». Ecco come fare un piano che si rispetta davvero, con esempi e un modello.

La sera il piano per domani ha qualcosa di eroico: il report, la palestra, tre telefonate, sistemare l'armadio e finalmente cominciare lo spagnolo. La mattina si scopre che è una giornata normale. Dura 24 ore come le altre, e un terzo lo passeresti volentieri a dormire.

Un buon piano della giornata non è più lungo, è più preciso. Ecco come pianificare la giornata in cinque minuti, che sia fatta di lezioni o di riunioni.

Piano della giornata o to do list: che differenza c'è?

La to do list risponde alla domanda «cosa c'è da fare?». Il piano della giornata risponde a un'altra: «quali di queste cose oggi, in che ordine e a che ora?». La lista è il magazzino, il piano è la scelta di oggi. L'ideale è averli entrambi: una lista grande da cui pescare ogni giorno qualche compito.

Raccogliere tutti i compiti in un'unica lista è proprio la prima regola della nostra guida alla gestione del tempo.

Perché un orario preciso funziona

Un gruppo di ricercatori guidato da Katy Milkman ha condotto un esperimento sul vaccino antinfluenzale in una grande azienda. Una parte dei dipendenti riceveva solo un avviso sulla vaccinazione gratuita. Ad altri si chiedeva anche di scrivere il giorno in cui sarebbero andati, e un terzo gruppo scriveva giorno e ora. Nel primo gruppo si è vaccinato il 33%. Scrivere solo il giorno non ha cambiato quasi nulla, mentre scrivere giorno e ora ha alzato le vaccinazioni di 4 punti percentuali.

Per il tuo piano la lezione è semplice: «fare il report» è un desiderio, «report, dalle 10 alle 12» è già un appuntamento con te.

Come organizzare la giornata in 5 minuti

1. Guarda cosa è già fissato. Riunioni, lezioni, spostamenti, tutto ciò che non si può spostare. È lo scheletro della tua giornata.
2. Scegli da uno a tre compiti principali. Il resto è extra: se i principali sono fatti, la giornata è riuscita. Per separare l'importante dall'urgente aiuta la matrice di Eisenhower.
3. Dai un orario preciso ai compiti principali. Metti il più difficile nelle ore in cui la testa è più fresca: per qualcuno è la mattina, per altri il pomeriggio.
4. Raggruppa le piccole cose. Telefonate, messaggi, bollette: tutto in una volta, non sparso nella giornata.
5. Lascia margine. L'esperto tedesco di gestione del tempo Lothar Seiwert consiglia di pianificare al massimo il 60% del tempo, perché il resto se lo mangerà comunque l'imprevisto. In più, tutti sottostimiamo la durata dei compiti. C'è perfino un nome per questo: fallacia della pianificazione.
6. Fai un bilancio di due minuti la sera. Cosa è fatto, cosa passa a domani. Una mattina che comincia con il piano pronto parte più in fretta.

Esempi di planning giornaliero

Per lo studio

Per organizzare la giornata lavorativa

Tutti e due i piani seguono le stesse regole: il compito principale viene prima delle piccole cose, e nella giornata resta una casella vuota.

Modello di planner giornaliero da stampare

Ricopialo su un quaderno, in un'app di note o in un foglio di calcolo (Google Sheets va benissimo), oppure stampalo così com'è. Non servono tre compiti principali ogni giorno: a volte ne basta uno.

Cosa fare quando il piano salta

I piani saltano: una richiesta urgente del capo, un figlio con la febbre, la connessione che cade. L'importante è non buttare via tutto il piano pensando che «tanto ormai la giornata è andata».

Verso mezzogiorno prenditi due minuti per rifarlo: quali compiti principali sono ancora realistici, quali passano a domani e quali non vanno fatti affatto. Un compito principale su tre è già una giornata normale.

Organizzare la settimana

Una volta a settimana, per esempio la domenica, distribuisci i compiti grossi sui vari giorni. Così organizzare la giornata richiede un minuto, perché il compito principale di oggi è già scelto. E se un compito scivola di settimana in settimana, chiediti se è ora di spezzarlo o di cancellarlo.

Organizzare la giornata su Telegram

In StarDo la to do list giornaliera si compone da sola: le attività con scadenza oggi finiscono in Oggi, ciascuna con il suo orario e il suo promemoria. Metti una promessa in stelle sul compito principale, e rimandarlo a domani ha di colpo un prezzo. E ciò che si ripete ogni giorno, come l'allenamento del mattino, si imposta una volta sola su Ogni giorno: l'attività compare da sé nel tuo piano. Se preferisci fare a meno di un'app a parte, ecco quattro modi per tenere una to do list direttamente su Telegram.

Domande frequenti

Meglio organizzare la giornata la mattina o la sera prima?

Come ti viene meglio. Il piano della sera prima ha un vantaggio: la mattina comincia con una decisione già presa, non con i dubbi. Un piano fatto la mattina si adatta più facilmente a come ti senti davvero.

Quanti compiti deve avere il piano della giornata?

Da uno a tre compiti principali, più le piccole cose in un solo blocco. Se nel piano ci sono più compiti seri che ore per farli, è una letterina a Babbo Natale.

E se non riesco mai a finire il piano?

Probabilmente è troppo pieno. Taglialo a metà e lascia margine: meglio chiudere ogni giorno un piano piccolo che rimandare ogni sera un piano grande. E se il compito principale scivola da un giorno all'altro, spezzalo in pezzi più piccoli o dagli un prezzo con una promessa che costa qualcosa se non la mantieni.

Stasera fai il piano per domani: un compito principale, un orario per lui e una finestra vuota per gli imprevisti. Per una buona giornata basta questo.