Matriz de Eisenhower: como definir prioridades

Quatro quadrantes que ajudam a entender o que atacar primeiro e o que dá para riscar sem culpa. E uma pequena nota histórica: a rigor, quem inventou não foi Eisenhower.

Quando a lista tem vinte tarefas e todas parecem estar pegando fogo, o que costuma sair feito é o que grita mais alto. Um colega manda “consegue dar uma olhadinha rapidinho?”, e lá está você olhando (nunca é rapidinho), enquanto o relatório de que depende o trimestre espera, paciente, pela sexta à noite.

A matriz de Eisenhower talvez seja a técnica de gestão do tempo mais simples que existe: ela ajuda a definir prioridades separando o urgente do importante. As duas coisas não são iguais, e é aí que está toda a graça.

O que é a matriz de Eisenhower

É uma tabela com quatro quadrantes. Cada tarefa passa por duas perguntas: é importante? É urgente?

• Importante é o que leva você aonde realmente precisa chegar: os estudos, a saúde, um trabalho do qual algo depende de verdade, as pessoas próximas.
• Urgente é o que pede atenção agora mesmo: o prazo está estourando ou alguém espera uma resposta.

Duas perguntas dão quatro combinações, e cada uma pede uma receita diferente.

Os quatro quadrantes: fazer, agendar, delegar, eliminar

A matriz inteira cabe numa tabelinha:

Urgente e importante: faça agora

São os incêndios. Precisam ser apagados, mas quem mora só neste quadrante vive numa correria sem fim. E muitos incêndios já foram, um dia, tarefas tranquilas do segundo quadrante: só esperaram demais pela vez delas.

Importante, mas não urgente: o quadrante principal

Aqui mora tudo o que faz o planejamento valer a pena: saúde, estudo, relacionamentos, grandes objetivos. Essas tarefas não têm prazo, então perdem para qualquer coisa “pra ontem”. Stephen Covey, que desenhou a matriz no formato que todo mundo conhece, considerava este o quadrante mais importante. O melhor jeito de proteger essas tarefas é dar a elas um prazo próprio e um lugar no plano do dia.

Urgente, mas não importante: as urgências dos outros

Ligações, pequenos favores, “dá uma olhadinha?”. São urgentes para outra pessoa, mas não levam você mais perto dos seus objetivos. O que der, delegue. O que não der, faça em lote num horário reservado, e não um por um, a cada vez que alguém chama.

Nem urgente nem importante: elimine

O feed infinito, o terceiro episódio seguido, reorganizar as pastas da área de trabalho. Descanso não entra aqui, porque descanso é importante. Aqui entra o que deixa você sem nada feito e sem nenhuma energia a mais.

Quem criou a matriz de Eisenhower

A rigor, não foi Eisenhower. Em 1954, o presidente dos Estados Unidos discursou em Evanston, no estado de Illinois, para o Conselho Mundial de Igrejas, e repetiu a frase de alguém que chamou apenas de “um ex-presidente de universidade”, ou seja, um ex-reitor: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”. Quem era, ninguém sabe ao certo. A frase costuma ser atribuída a J. Roscoe Miller, reitor da Northwestern University, onde a assembleia aconteceu, mas na época Miller continuava no cargo, ou seja, ainda não era ex-reitor. O próprio Eisenhower, aliás, dirigiu a Universidade Columbia até 1953.

Quem desenhou os quatro quadrantes foi Stephen Covey, bem depois, no livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, de 1989. Então seria mais justo falar em “matriz de Covey, em homenagem a Eisenhower”, mas o nome já pegou.

Exemplo de matriz de Eisenhower com uma lista de verdade

Digamos que é noite de domingo e na sua cabeça está rodando esta lista:

• estudar para a prova de terça;
• responder no grupo da viagem quem leva o quê;
• começar a correr;
• terminar a série;
• marcar dentista, porque o dente já anda dando indiretas;
• refazer a apresentação que pediram “para amanhã”.

Distribuindo pelos quadrantes:

• Urgente e importante: a prova de terça e a apresentação para amanhã. Esse é o plano da segunda-feira.
• Importante, mas não urgente: a corrida e o dentista. Precisam de prazos próprios, senão vão esperar para sempre. Se bem que o dentista, a julgar pelas indiretas do dente, já está de mudança para o primeiro quadrante.
• Urgente, mas não importante: o grupo da viagem. Dá para responder em dois minutos, entre uma coisa e outra.
• Nem urgente nem importante: a série. Não precisa riscar de vez: guarde como prêmio para depois da prova.

Erros comuns

• Tudo é urgente e importante. Se o primeiro quadrante tem vinte tarefas, o que quebrou não foi a vida, foi a avaliação. Uma pergunta sincera ajuda: o que acontece se isso não for feito?
• Confundir barulho com importância. Quanto mais insistente o lembrete, maior a tentação de tratá-lo como prioridade.
• Esquecer o segundo quadrante. Ele não grita, por isso as tarefas dele passam anos no modo “um dia eu faço”.
• Desenhar a matriz uma vez por semestre. Ela precisa ser revista sempre que a lista muda. Pode ser toda manhã: é coisa de um minuto.

Modelo de matriz de Eisenhower: como usar todo dia

Não precisa baixar nenhum modelo de matriz de Eisenhower: quatro quadrantes se desenham em qualquer pedaço de papel em um minuto. Dá até para dispensar o papel, porque em quase todo aplicativo de tarefas a importância é a prioridade, e a urgência é o prazo.

No StarDo, toda tarefa tem as duas coisas: prioridade, de “Baixa” a “Crítica”, que aparece como uma bolinha colorida, e prazo. A lista agrupa as tarefas por prazo, de “Hoje” a “Mais tarde”, então o urgente fica sempre em cima, e o importante se reconhece pela cor. Para o segundo quadrante, aquele que vive esperando, existe a promessa: quando “começar a correr” ganha prazo e preço, deixa de ser “um dia eu faço”. E se você prefere manter tudo no próprio mensageiro, o Telegram oferece alguns jeitos de montar uma lista de tarefas com recursos que ele já tem.

Perguntas frequentes

A matriz de Eisenhower serve para os estudos?

Serve, e muito. Em época de provas, a prova de amanhã e a entrega do trabalho ficam no primeiro quadrante, e o estudo regular, no segundo. Quanto mais tarefas do segundo quadrante saem no tempo certo, menos incêndios aparecem no primeiro.

Qual a diferença entre a matriz e uma lista de tarefas comum?

A lista responde “o que fazer”, e a matriz, “em que ordem, e se vale a pena fazer”. As duas funcionam melhor juntas.

Experimente distribuir a sua lista agora mesmo. O mais provável é que o primeiro quadrante fique com menos tarefas do que parecia, e o segundo, com aquilo que você vem empurrando há tempos.