Cómo planificar el día y cumplir el plan de verdad

El plan del día suele parecer una lista de deseos: veinte puntos, tres tachados por la noche, y esos tres son «desayunar» y «revisar el correo». Cómo hacer un plan que se cumpla de verdad, con ejemplos y una plantilla.

Por la noche, el plan de mañana parece de superhéroe: el informe, el gimnasio, tres llamadas, ordenar el armario y, por fin, empezar con el inglés. A la mañana siguiente resulta que es un día normal, con las mismas 24 horas de siempre, y un tercio de ellas dan ganas de pasarlas durmiendo.

Un buen plan del día no es más largo, sino más preciso. Veamos cómo organizar tu día en cinco minutos.

Plan del día y lista de tareas: en qué se diferencian

La lista de tareas responde a «qué hay que hacer». El plan del día responde a «qué de todo eso toca hoy, en qué orden y a qué hora». La lista es el almacén; el plan, lo que sale hoy del almacén. Lo ideal es tener las dos cosas: una lista general de la que cada día sacas unas cuantas tareas.

Reunir todas las tareas en una sola lista es la primera de las diez reglas para gestionar tu tiempo.

Por qué funciona ponerle hora

Un equipo de investigadores dirigido por Katy Milkman hizo un experimento con la vacuna de la gripe en una gran empresa. A unos empleados solo les avisaron de que la vacunación era gratuita. A otros, además, les pidieron que anotaran el día en que irían a vacunarse, y a un tercer grupo, el día y la hora. En el primer grupo se vacunó el 33%. Anotar solo el día casi no cambió nada, pero anotar el día y la hora subió la vacunación en 4 puntos porcentuales.

La lección para planificar es sencilla: «hacer el informe» es un deseo, mientras que «informe, de 10 a 12» ya es un compromiso contigo. Por eso un horario con horas concretas rinde más que una lista suelta.

Cómo planificar el día en 5 minutos

1. Mira lo que ya está fijo. Reuniones, clases, el camino de ida y vuelta, todo lo que no se puede mover. Es el esqueleto del día.
2. Elige de una a tres tareas principales. Lo demás, si da tiempo: con lo principal hecho, el día ya salió bien. Para distinguir lo que corre prisa de lo que de verdad importa, echa mano de la matriz de Eisenhower.
3. Ponle una hora concreta a lo principal. Lo más difícil, a las horas en que tienes la cabeza más despejada: para unos es la mañana; para otros, la tarde.
4. Junta las cosas pequeñas. Llamadas, mensajes, pagar recibos: todo de una vez, y no repartido por todo el día.
5. Deja margen. El consultor alemán Lothar Seiwert, especialista en gestión del tiempo, recomienda planificar como mucho el 60% del tiempo, porque el resto se lo comen los imprevistos de todas formas. Además, todo el mundo subestima cuánto le llevan las cosas, y eso hasta tiene nombre: falacia de la planificación.
6. Por la noche, dos minutos de balance. Qué salió y qué pasa a mañana. Una mañana que empieza con el plan hecho arranca más rápido.

Ejemplos de horario diario

Para estudiar

Para trabajar

Los dos ejemplos siguen las mismas dos reglas: lo principal va antes que las cosas pequeñas, y en el día queda un rato libre.

Plantilla de planificador diario

Cópiala en un cuaderno, en las notas del teléfono o en una hoja de cálculo (Hojas de cálculo de Google sirve igual de bien). Si prefieres el papel, añade una columna con las horas del día y tendrás un planificador diario por horas para imprimir. Y no hace falta que haya tres tareas principales cada día: a veces con una sobra.

Qué hacer si el plan se viene abajo

Los planes se rompen: una urgencia de última hora en el trabajo, un hijo enfermo, se cae internet. Lo que no conviene es tirar el plan entero a la basura con un «total, el día ya está perdido».

A mitad del día, dedica dos minutos a rehacerlo: qué parte de lo principal todavía es posible, qué pasa a mañana y qué, sencillamente, puede quedarse sin hacer. Una tarea principal hecha de tres ya es un día normal.

Plan de la semana

El domingo, o el lunes a primera hora, reparte las tareas grandes entre los días de la semana. Así el plan de cada día se hace en un minuto: lo principal de hoy ya está elegido. Si alguna tarea va saltando de semana en semana, pregúntate si no ha llegado el momento de partirla en trozos o de borrarla sin más.

Cómo organizar tu día en Telegram

En StarDo la lista de tareas diarias se prepara sola: lo que vence hoy aparece en «Hoy», cada tarea con su hora y su recordatorio. A la tarea principal le puedes poner una promesa en Telegram Stars, y entonces pasarla a mañana deja de salir gratis. El entrenamiento de la mañana y demás rutinas se marcan como «Cada día» y entran en el plan sin volver a anotarlas. Y si prefieres no usar una aplicación aparte, aquí tienes cuatro maneras de llevar una lista de tareas dentro del propio Telegram.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor planificar el día por la mañana o la noche anterior?

Como te resulte más cómodo. El plan de la noche anterior tiene una ventaja: la mañana empieza con la decisión tomada, no con dudas. El de la mañana es más fácil de ajustar a cómo te levantas.

¿Cuántas tareas poner en el plan del día?

De una a tres principales, más las cosas pequeñas todas juntas. Si en el plan hay más tareas serias que horas para hacerlas, ya es una lista de deseos.

¿Cómo organizar mi día para rendir más?

Con menos tareas y más concretas: lo principal a una hora fija, lo pequeño en un solo rato y un margen libre. Un día productivo no es el que acaba con más cosas tachadas, sino aquel en el que salió lo que importaba.

¿Qué hago si nunca cumplo el plan?

Lo más probable es que esté demasiado apretado. Recórtalo a la mitad y deja margen: es mejor cumplir un plan pequeño cada día que arrastrar uno grande cada noche. Y si la tarea principal va saltando de un día a otro, pártela en trozos más pequeños o dale un precio con una promesa que cueste romper.

Esta noche, haz el plan de mañana: una tarea principal, una hora para ella y un rato libre para los imprevistos. Con eso ya tienes un buen día.