Matriz de Eisenhower: cómo priorizar lo urgente y lo importante

Cuatro cuadrantes que ayudan a ver qué atacar primero y qué puedes tachar sin remordimientos. Y una pequeña nota histórica: en rigor, no la inventó Eisenhower.

Cuando la lista tiene veinte tareas y todas parecen arder, lo que suele salir es lo que más grita. Alguien del equipo te escribe «¿le echas un vistazo rapidito?», y ahí estás, mirándolo (nunca es rapidito), mientras el informe del que depende el trimestre espera con paciencia al viernes por la noche.

La matriz de Eisenhower es quizá la técnica de gestión del tiempo más sencilla que existe: ayuda a priorizar tareas separando lo urgente de lo importante. No son lo mismo, y en eso está toda la gracia.

Qué es la matriz de Eisenhower y para qué sirve

Es una tabla de cuatro cuadrantes. Cada tarea pasa por dos preguntas: ¿es importante? ¿Es urgente?

• Importante es lo que te acerca a lo que de verdad necesitas: los estudios, la salud, un trabajo del que depende algo real, la gente que quieres.
• Urgente es lo que pide atención ahora mismo: el plazo está encima o alguien espera una respuesta.

Dos preguntas dan cuatro combinaciones, y cada una tiene su propia receta.

Los cuatro cuadrantes: hacer, programar, delegar, eliminar

La matriz entera cabe en una tabla pequeña:

Urgente e importante: hazlo ahora

Son los incendios. Hay que apagarlos, pero quien vive únicamente en este cuadrante vive en una emergencia permanente. Además, muchos incendios fueron en su día tareas tranquilas del segundo cuadrante: simplemente esperaron demasiado su turno.

Importante, pero no urgente: el cuadrante principal

Aquí vive todo aquello por lo que vale la pena planificar: la salud, el estudio, las relaciones, los grandes objetivos. Estas tareas no tienen plazo, así que siempre quedan detrás de cualquier cosa marcada como «urgente». Stephen Covey, que dibujó la matriz en la forma que hoy conoce todo el mundo, consideraba este cuadrante el más importante. La mejor manera de proteger estas tareas es darles un plazo propio y un lugar en el plan de cada día.

Urgente, pero no importante: las urgencias ajenas

Llamadas, pequeños favores, «¿le echas un vistazo?». Son urgentes para otra persona, pero no te acercan a tus objetivos. Lo que se pueda, delégalo. Lo que no, hazlo todo junto a una hora reservada, y no una cosa detrás de otra cada vez que alguien te llama.

Ni urgente ni importante: elimínalo

El scroll infinito, el tercer episodio seguido, reorganizar las carpetas del escritorio. El descanso no entra aquí, porque el descanso sí es importante. Aquí va lo que te deja sin nada hecho y sin más energía que antes.

¿Quién creó la matriz de Eisenhower?

En rigor, no fue Eisenhower. En 1954, el presidente de Estados Unidos habló en Evanston, Illinois, ante el Consejo Mundial de Iglesias y citó a un antiguo presidente de universidad, es decir, a un exrector, sin decir su nombre: «Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes». Quién era no se sabe con certeza. A menudo se atribuye la frase a J. Roscoe Miller, rector de la Universidad Northwestern, donde se celebró la asamblea, pero Miller seguía en el cargo, así que no era ningún exrector. El propio Eisenhower, por cierto, dirigió la Universidad de Columbia hasta 1953.

Los cuatro cuadrantes los dibujó más tarde Stephen Covey, en Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de 1989. Así que lo justo sería llamarla matriz de Covey en honor a Eisenhower, pero ese nombre ya no hay quien lo cambie.

Ejemplo de matriz de Eisenhower con una lista real

Pongamos que es domingo por la noche y en tu cabeza da vueltas esta lista:

• estudiar para el examen del martes;
• contestar en el grupo del viaje quién lleva qué;
• empezar a correr;
• terminar la serie;
• llamar al dentista, porque la muela ya está dando avisos;
• rehacer la presentación que te pidieron «para mañana».

Repartida por cuadrantes, queda así:

• Urgente e importante: el examen del martes y la presentación para mañana. Ese es el plan del lunes.
• Importante, pero no urgente: correr y el dentista. Necesitan plazos propios; si no, esperarán para siempre. Aunque el dentista, a juzgar por los avisos de la muela, ya se está mudando al primer cuadrante.
• Urgente, pero no importante: el grupo del viaje. Se contesta en dos minutos, entre una cosa y otra.
• Ni urgente ni importante: la serie. No hace falta tacharla para siempre: guárdala como recompensa para después del examen.

Errores comunes

• Todo es urgente e importante. Si en el primer cuadrante hay veinte tareas, lo que falla no es la vida, sino la forma de evaluarlas. Ayuda una pregunta sincera: ¿qué pasa si esto no se hace?
• Confundir ruido con importancia. Cuanto más insiste un recordatorio, más tentador es tratarlo como prioridad.
• Olvidarse del segundo cuadrante. Como no grita, sus tareas pueden pasar años en modo «algún día».
• Dibujar la matriz una vez cada seis meses. Hay que revisarla cada vez que cambia la lista. Aunque sea cada mañana: lleva un minuto.

Plantilla de la matriz de Eisenhower: cómo usarla cada día

No hace falta descargar ninguna plantilla de la matriz de Eisenhower en PDF: cuatro cuadrantes se dibujan en cualquier papel en un minuto. Incluso puedes prescindir del papel, porque en casi cualquier aplicación de tareas la importancia es la prioridad, y la urgencia, el plazo.

En StarDo cada tarea tiene las dos cosas: una prioridad, de «Baja» a «Crítica», que se ve como un punto de color, y un plazo. La lista agrupa las tareas por plazo, de «Hoy» a «Más adelante», así que lo urgente siempre queda arriba y lo importante se reconoce por el color. Para el segundo cuadrante, el que siempre espera, está la promesa: en cuanto «empezar a correr» tiene plazo y precio, deja de ser «algún día». ¿Te resulta más cómodo tenerlo todo dentro del mensajero? Telegram trae sus propias herramientas, y las comparamos en la guía de listas de tareas en Telegram.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre urgente e importante?

Urgente es lo que tiene el plazo encima o a alguien esperando; importante es lo que te acerca a tus objetivos. Una llamada puede ser urgente y no importar nada, y el deporte, muy importante sin ninguna prisa.

¿Sirve la matriz de Eisenhower para estudiantes?

Sí, sobre todo en época de exámenes: los exámenes y las entregas de trabajos van al primer cuadrante, y el estudio constante, al segundo. Cuantas más tareas del segundo cuadrante salen a tiempo, menos incendios aparecen en el primero.

¿La matriz sustituye a la lista de tareas?

No: la lista responde a «qué hay que hacer», y la matriz, a «en qué orden y si vale la pena hacerlo». Funcionan mejor juntas.

Prueba a repartir tu propia lista ahora mismo. Lo más probable es que el primer cuadrante se quede con menos tareas de lo que parecía, y el segundo, con eso que llevas tiempo queriendo hacer y nunca encuentras cuándo.