Матриця Ейзенхауера: як розставляти пріоритети

Чотири квадрати, які допомагають зрозуміти, за що братися спершу, а що можна спокійно викреслити. І невелика історична довідка: Ейзенхауер її, строго кажучи, не придумував.

Коли в списку двадцять справ і всі здаються пожежами, зазвичай робиться те, що найгучніше про себе нагадує. Колега пише «глянь терміново», і от ти вже дивишся, а звіт, від якого залежить квартал, терпляче чекає вечора п’ятниці.

Матриця Ейзенхауера - мабуть, найпростіший прийом тайм-менеджменту: вона допомагає розставити пріоритети, відділивши термінове від важливого. Це не одне й те саме, і в цьому весь сенс.

Що таке матриця Ейзенхауера простими словами

Це таблиця з чотирьох квадратів. Кожну справу перевіряють двома запитаннями: чи вона важлива і чи термінова.

• Важливе наближає до того, що тобі справді потрібно: навчання, здоров’я, робота, від якої щось залежить, близькі люди.
• Термінове вимагає уваги просто зараз: у нього горить термін або хтось чекає на відповідь.

З двох запитань виходить чотири поєднання, і в кожного свій рецепт.

Чотири квадрати матриці

Уся матриця вміщується в одну невелику таблицю:

Важливо і терміново: зробити зараз

Це пожежі. Їх треба гасити, але якщо жити лише в цьому квадраті, виходить вічний аврал. До того ж чимало пожеж колись були спокійними справами з другого квадрата: вони просто надто довго чекали своєї черги.

Важливо, але не терміново: головний квадрат

Тут живе все, заради чого взагалі варто планувати: здоров’я, навчання, стосунки, великі цілі. Термінів у цих справ немає, тому вони поступаються будь-якому «терміново». Стівен Кові, який намалював матрицю у звичному вигляді, вважав головним саме цей квадрат. Найкращий спосіб захистити такі справи - дати їм власний термін і місце в плані на день.

Терміново, але не важливо: чужі «на вчора»

Дзвінки, дрібні прохання, «глянь швиденько». Вони термінові для когось іншого, але не наближають тебе до твоїх цілей. Що можна, варто доручити. Що не можна - краще збирати докупи й робити у відведений час, а не по одній справі, щойно покличуть.

Не важливо і не терміново: викреслити

Нескінченна стрічка, третій серіал поспіль, перекладання папок на робочому столі. Відпочинок сюди не належить, він якраз важливий. Сюди потрапляє те, після чого ні справи не зрушили, ні сил не додалося.

Хто придумав матрицю Ейзенхауера

Строго кажучи, не Ейзенхауер. 1954 року в Еванстоні президент США виступав перед Всесвітньою радою церков і послався на слова якогось колишнього ректора: «У мене є два види проблем: термінові й важливі. Термінові не бувають важливими, а важливі ніколи не бувають терміновими». Хто це був, достеменно невідомо. Часто називають Роско Міллера, ректора Північно-Західного університету, де проходила асамблея, але Міллер тоді ще керував університетом, тобто колишнім ректором не був. Сам Ейзенхауер, до речі, до 1953 року очолював Колумбійський університет.

Чотири квадрати намалював уже Стівен Кові в книжці «7 звичок надзвичайно ефективних людей» 1989 року. Тож чесніше було б називати її матрицею Кові імені Ейзенхауера, але назва вже прижилася.

Приклад матриці Ейзенхауера на реальному списку

Припустімо, вечір неділі, і в голові крутиться такий список:

• підготуватися до іспиту у вівторок;
• відповісти в чаті, хто що бере в поїздку;
• почати бігати;
• додивитися серіал;
• записатися до стоматолога, бо зуб уже натякає;
• переробити презентацію, яку попросили «до завтра».

Розкладаємо по квадратах:

• Важливо і терміново: іспит у вівторок і презентація до завтра. Це план на понеділок.
• Важливо, але не терміново: біг і стоматолог. Їм потрібні свої терміни, інакше вони чекатимуть вічно. Хоча стоматолог, судячи з натяків зуба, уже перебирається в перший квадрат.
• Терміново, але не важливо: чат про поїздку. Відповісти за дві хвилини між справами.
• Не важливо і не терміново: серіал. Не викреслювати назовсім, а залишити нагородою за складений іспит.

Типові помилки

• Усе важливо і все терміново. Якщо в першому квадраті двадцять справ, зламалося не життя, а оцінка. Допомагає чесне запитання: що буде, якщо цього не зробити?
• Плутати гучне з важливим. Що наполегливіше нагадування, то сильніша спокуса вважати його пріоритетом.
• Забувати про другий квадрат. Він не кричить, тому його справи роками живуть у режимі «колись».
• Малювати матрицю раз на пів року. Її переглядають, коли змінюється список справ. Хоч щоранку: це хвилина.

Як вести матрицю Ейзенхауера щодня

Шаблон матриці Ейзенхауера можна й не завантажувати: чотири квадрати малюються на будь-якому аркуші за хвилину. Та й без аркуша можна обійтися: майже в кожному застосунку для завдань важливість - це пріоритет, а терміновість - термін.

У StarDo в завдання є і те, і те: пріоритет від низького до критичного (його видно за кольоровим кружечком) і термін. Список сам групує справи за терміном, від «Сьогодні» до «Пізніше», тож термінове завжди вгорі, а важливе видно за кольором. Для другого квадрата, який вічно чекає, є обіцянка: щойно в «почати бігати» з’являться термін і ціна, воно перестане бути «колись». А якщо зручніше тримати все просто в месенджері, подивись, що для списку справ пропонує сам Telegram: там є кілька вбудованих способів.

Поширені запитання

Чим матриця відрізняється від звичайного списку справ?

Список відповідає на запитання «що зробити», а матриця - «в якому порядку й чи варто взагалі». Найкраще вони працюють разом.

Чи підходить матриця Ейзенхауера для навчання?

Так, особливо в сесію: іспити й здача курсової - у першому квадраті, регулярні заняття - у другому. Що більше справ із другого квадрата робиться вчасно, то менше пожеж у першому.

Спробуй розкласти свій список просто зараз. Найпевніше, у першому квадраті опиниться менше справ, ніж здавалося, а в другому - те, до чого давно не доходять руки.