Eisenhower-Matrix: Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip

Vier Felder, die dir zeigen, was du zuerst anpackst und was du ohne schlechtes Gewissen streichen kannst. Dazu ein kleiner Ausflug in die Geschichte: Genau genommen hat Eisenhower die Matrix gar nicht erfunden.

Wenn auf deiner Liste zwanzig Dinge stehen und alle zu brennen scheinen, erledigst du meistens das, was sich am lautesten meldet. Jemand aus dem Team schreibt „Kannst du mal kurz drüberschauen?“, und schon schaust du drüber (kurz ist es nie), während der Bericht, von dem das ganze Quartal abhängt, geduldig auf Freitagabend wartet.

Die Eisenhower-Matrix, oft auch Eisenhower-Prinzip genannt, ist wohl die einfachste Methode des Zeitmanagements: Sie hilft dir, Prioritäten zu setzen, indem sie Dringendes von Wichtigem trennt. Das ist nicht dasselbe, und genau darum geht es.

Die Eisenhower-Matrix einfach erklärt

Die Matrix ist eine Tabelle mit vier Feldern. Jede Aufgabe muss sich zwei Fragen gefallen lassen: Ist sie wichtig? Und ist sie dringend?

• Wichtig ist, was dich dem näherbringt, was du wirklich brauchst: Studium oder Ausbildung, Gesundheit, Arbeit, von der etwas abhängt, Menschen, die dir nahestehen.
• Dringend ist, was sofort Aufmerksamkeit verlangt: Die Frist brennt, oder jemand wartet auf eine Antwort.

Aus zwei Fragen ergeben sich vier Kombinationen, und für jede gibt es ein eigenes Rezept.

Die vier Quadranten: sofort erledigen, einplanen, delegieren, streichen

Die ganze Matrix passt in eine kleine Tabelle:

Wichtig und dringend: sofort erledigen

Das sind die Brände. Sie müssen gelöscht werden, aber wer nur in diesem Quadranten lebt, steckt im Dauerstress. Dabei waren viele Brände einmal ruhige Aufgaben aus dem zweiten Quadranten: Sie haben nur zu lange darauf gewartet, dass sie an der Reihe sind.

Wichtig, aber nicht dringend: einplanen

Hier wohnt alles, wofür sich Planen überhaupt lohnt: Gesundheit, Lernen, Beziehungen, große Ziele. Diese Aufgaben haben keine Frist, deshalb ziehen sie gegen alles, was „dringend“ ruft, den Kürzeren. Stephen Covey, der die Matrix in ihrer bekannten Form gezeichnet hat, hielt gerade diesen Quadranten für den wichtigsten. Am besten schützt du solche Aufgaben, indem du ihnen eine eigene Frist und einen festen Platz in deinem Tagesplan gibst.

Dringend, aber nicht wichtig: delegieren

Anrufe, kleine Gefallen, „mal kurz drüberschauen“. Das ist dringend für jemand anderen, bringt dich deinen eigenen Zielen aber nicht näher. Was sich abgeben lässt, gib ab. Was nicht, erledigst du am besten gesammelt zu einer festen Zeit und nicht einzeln, sobald jemand ruft.

Weder wichtig noch dringend: streichen

Endloses Scrollen, die dritte Folge am Stück, Ordner auf dem Desktop hin- und herschieben. Erholung gehört nicht hierher, sie ist sogar wichtig. Hierher gehört, was dich weder weiterbringt noch dir Kraft gibt.

Wer hat die Eisenhower-Matrix erfunden?

Streng genommen nicht Eisenhower. 1954 sprach US-Präsident Dwight D. Eisenhower in Evanston bei Chicago vor der Vollversammlung des Ökumenischen Rates der Kirchen und berief sich auf einen ungenannten ehemaligen Universitätspräsidenten: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“ Wer das war, weiß niemand genau. Oft wird der Satz J. Roscoe Miller zugeschrieben, dem Präsidenten der Northwestern University, an der die Versammlung stattfand. Aber Miller war damals noch im Amt, also gar kein ehemaliger Präsident. Eisenhower selbst leitete übrigens bis 1953 die Columbia University.

Die vier Quadranten zeichnete erst Stephen Covey, und zwar 1989 in seinem Klassiker „Die 7 Wege zur Effektivität“. Eigentlich ist es also eine Covey-Matrix mit Eisenhower als Namenspaten, aber der Name hat sich längst eingebürgert.

Eisenhower-Matrix-Beispiel mit einer echten Liste

Nehmen wir an, es ist Sonntagabend, und im Kopf kreist diese Liste:

• für die Klausur am Dienstag lernen
• im Chat antworten, wer was zum Ausflug mitbringt
• mit dem Laufen anfangen
• die Serie zu Ende schauen
• einen Zahnarzttermin machen, weil der Zahn schon Andeutungen macht
• die Präsentation überarbeiten, die jemand „bis morgen“ braucht

So verteilt sich das auf die Quadranten:

• Wichtig und dringend: die Klausur am Dienstag und die Präsentation bis morgen. Damit steht der Montag.
• Wichtig, aber nicht dringend: Laufen und Zahnarzt. Beide brauchen eine eigene Frist, sonst warten sie ewig. Wobei der Zahnarzt, nach den Andeutungen des Zahns zu urteilen, schon in den ersten Quadranten umzieht.
• Dringend, aber nicht wichtig: der Chat zum Ausflug. Zwei Minuten zwischendurch reichen für die Antwort.
• Weder wichtig noch dringend: die Serie. Nicht für immer streichen, sondern als Belohnung aufheben, wenn die Klausur geschafft ist.

Typische Fehler

• Alles ist dringend und wichtig. Wenn im ersten Quadranten zwanzig Aufgaben stehen, ist nicht dein Leben kaputt, sondern die Bewertung. Hilfreich ist eine ehrliche Frage: Was passiert, wenn ich das nicht mache?
• Laut mit wichtig verwechseln. Je hartnäckiger eine Erinnerung, desto größer die Versuchung, sie für eine Priorität zu halten.
• Den zweiten Quadranten vergessen. Er ruft nie, deshalb bleiben seine Aufgaben jahrelang bei „irgendwann“.
• Die Matrix einmal im Halbjahr zeichnen. Schau sie dir neu an, sobald sich deine Liste ändert. Gern jeden Morgen: Es dauert eine Minute.

Eisenhower-Matrix im Alltag: Vorlage, Papier oder App

Eine Eisenhower-Matrix-Vorlage als PDF brauchst du nicht: Vier Felder sind auf jedem Zettel in einer Minute gezeichnet. Es geht sogar ohne Zettel, denn in fast jeder Aufgaben-App ist die Wichtigkeit die Priorität und die Dringlichkeit die Frist.

In StarDo kann jede Aufgabe beides haben: eine Priorität von „Niedrig“ bis „Kritisch“, die als farbiger Punkt zu sehen ist, und eine Frist. Die Liste ordnet die Aufgaben von selbst nach Frist, von „Heute“ bis „Später“. So steht Dringendes immer oben, und Wichtiges erkennst du an der Farbe. Für den zweiten Quadranten, der ewig wartet, gibt es das Versprechen: Sobald „mit dem Laufen anfangen“ eine Frist und einen Preis hat, ist es nicht mehr „irgendwann“. Lieber alles im Messenger selbst? Telegram bringt ein paar eingebaute Wege mit, Aufgaben festzuhalten.

Häufige Fragen

Eignet sich die Eisenhower-Matrix fürs Lernen?

Ja, besonders in der Klausurenphase: Prüfungen und die Abgabe der Hausarbeit gehören in den ersten Quadranten, das regelmäßige Lernen in den zweiten. Je mehr Aufgaben aus dem zweiten Quadranten rechtzeitig erledigt sind, desto seltener brennt es im ersten.

Was unterscheidet die Matrix von einer normalen To-do-Liste?

Die Liste sagt dir, was zu tun ist. Die Matrix sagt dir, in welcher Reihenfolge und ob es sich überhaupt lohnt. Am besten funktionieren die beiden zusammen.

Probier es gleich mit deiner eigenen Liste aus. Wahrscheinlich landen im ersten Quadranten weniger Aufgaben, als du dachtest, und im zweiten genau die Dinge, für die dir seit Langem die Zeit fehlt.